يعمل النظام بجزأين الجزء الاول يخص المراجع وهو معلن على موقع الجامعة ويتضمن امكانية ملئ الاستمارة والمتضمنة ادخال الجهة المطلوب مقابلتها وبيانات طالب المقابلة المتضمنة اسمه وهل هو تدريسي ام موظف ام طالب ام مراجع خارجي فاذا كان تدريسي يملئ حقل خاص باللقب العلمي الحاصل عليه ويملئ حقل الكلية والقسم اما اذا كان موظف فيملئ الحقل الخاص بصفة الموظف اي موظف على الملاك الدائم ام اجر يومي ويملئ حقل الكلية والقسم اما اذا كان طالب يملئ حقل الكلية والقسم الخاص به كما يدخل عنوانه الكامل وفي حالة كونه مراجع خارجي فيدخل العنوان الخاص له وللكل هناك حقل لكتابة رقم الهاتف (الموبايل الشخصي) وهناك حقل يخص التدريسي والموظف وهو (هل تم عرض موضوع المقابلة على المسؤول الاعلى ) فتكون الاجابة بنعم او كلا ويتم ايضا من خلال الاستمارة كتابة موضوع المقابلة وبعد ملئ كافة حقول الاستمارة نضغط على ايعاز الحفظ وطباعتها من قبل طالب المقابلة كوصل استلام والجزء الثاني يتضمن واجهة تحتوي على اسم مستخدم ورقم سري تخص مخول النظام ومنها يتمكن المخول من طباعة كافة الطلبات المقدمة وتقديمها الى السادة المسؤولين وهنا ممكن للسيد المسؤول اما تحويل جهة المقابلة الى جهة ثانية او مقابلة طالب المقابلة وتحديد موعد للمقابلة باليوم والساعة ليتم ملئ هذه التفاصيل من قبل المخول ويتمكن طالب المقابلة معرفتها من خلال موقع الجامعة ومن ضمن الجزء الخاص بالمراجع ومن خلال رقم الاستمارة الموجود في وصل التسلم حيث يدخل طالب المقابلة رقم الاستمارة ليظهر له واجهة توضح له الاجراء المتخذ اما تحويل طلبه الى جهة اخرى او تحديد موعد للمقابلة باليوم والساعة ليتسنى له الحضور في الموعد المحدد للمقابلة